Archivos para la Memoria Histórica y la defensa de las luchas territoriales

Los movimientos sociales y políticos de nuestra Abya Yala han luchado diversas batallas por sus derechos y territorios, pero entre los puntos que aglutinan estos procesos recientemente está la Memoria Histórica. Este concepto que tiene sus matices según el espacio académico que lo asuma apunta, en esencia, a la reconstrucción colectiva de una serie de hechos que han sucedido y de los cuales se tienen una serie de elementos materiales e inmateriales que permiten hacer la remembranza desde los actores involucrados y dónde no se pretende una verdad institucional sino un proceso colectivo.

Por: Johanna Jimenez (Profesional en Gestión Documental – Colombia) & Mamoncillo (Colectivo Abya Yala – Colombia)

Si bien la “historia oficial” ha sido escrita y transmitida por las instituciones educativas, los medios de comunicación y la cultura en general hay ciertos apartes de los pueblos, de sus habitantes e incluso de la naturaleza misma que esta “historia oficial” omite, invisibiliza o simplemente borra intencionalmente. La tradición oral es muy sensible a perderse entre las generaciones y aún más si el idioma en el que se transmite se pierde. Y los registros escritos, audiovisuales o, incluso, digitales, son muy recientes para los procesos populares, étnicos y campesinos.

Los archivos además de proporcionar un testimonio histórico como memoria, proveen las evidencias sobre la violencia sociopolítica y son el reflejo final de la lucha del pueblo, es importante conocer que existen varios obstáculos para la disposición de estos elementos históricos. La falta de soportes que permitan preservar los archivos, así como la falta de criterios archivísticos para su disposición y la conciencia frente a los archivos como sostenimiento cultural y político son elementos que ponen en riesgo estos acervos documentales.

Además de pertenecer como soporte, ya sea físico, digital y electrónico, los archivos son el derecho integral de la memoria relacionada a la verdad, que dispone no solo la realidad de los hechos si no también los datos sobre familiares y personas desaparecidas, disponen testimonio para la protección de los derechos humanos, garantizan la seguridad y fiabilidad de los entes reguladores o entidades públicas.

Los archivos de Derechos Humanos (1) contribuyen a la compensación y reparación de las víctimas, así como el reconocimiento de los eventos históricos que sucedieron en tiempos de dictadura, conflicto armado y retorno a la democracia. Es responsabilidad de los entes reguladores, entidades no gubernamentales y sociedad civil, la preservación de las diferentes fuentes documentales ya sean estas escritas, sonoras, audiovisuales o en el soporte en que se encuentren.

Para ello es necesario identificar las necesidades en materia archivística para definir estrategias de organización y disposición a corto, mediano y largo plazo, buscando facilitar el acceso y la recuperación de la información en cumplimiento de las normas de la entidades nacionales encargadas al respecto -en Colombia le corresponde al Archivo General de la Nación (AGN)- conllevando a que las mismas garanticen la seguridad y preservación de la información.

Un archivo organizado y que siga pautas técnicas brindará ventajas como:

Reducción de costos asociados a la búsqueda y rápida recuperación de información;
Reducción costos asociados a los espacios de almacenamiento físico y digital (los documentos no se conservarán a perpetuidad);
Técnicas de archivo objetivas y permanentes;
Identificación de la ubicación de cada una de las unidades documentales

Así mismo es necesario disponer de algunas actividades como medidas de protección para la conservación y disposición de la información. A continuación presentaremos un ejemplo que nos permita asociar tales actividades del proceso archivístico y las podamos aplicar a nuestros procesos:

Somos una pequeña organización comunitaria rural que trabaja en una antigua zona de conflicto armado la cual lleva poco de constituirse formalmente por lo cual requiere presentar propuestas para proyectos de cooperación. Se decide construir varias propuestas, una de ella es sobre el tiempo de conflicto, las víctimas de esa época y el proceso de retorno.

Se convoca a que las personas de la región compartan los documentos, cartas, periódicos, telegramas y demás documentos con la organización. Al llegar esta documentación a la se comienza a analizar aspectos generales de los archivo, como el nombre del archivo, ubicación geográfica, fecha de creación, soportes y materiales, el mobiliario; estado de conservación de la documentación: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos libros, paquetes, costales, entre otros) y condiciones ambientales como: iluminación, temperatura y humedad. Se decide seguir los siguientes pasos:

Clasificación

1.1. Clasificar consiste en identificar los documentos y separarlos por temas o asuntos, se puede tratar agrupaciones generales (Secciones) por ejemplo “Proceso de colonización”, “Conflicto armado” y “Retorno y reparación”; y en agrupaciones más específicas (Series), por ejemplo de “Conflicto armado” se desprende “Recortes de Prensa”. Se evita utilizar resaltadores, micropuntas, ni pluma estilográfica para rayar o firmar los documentos, si se encuentra con cintas adhesivas en los documentos por ningún motivo deberán ser retiradas.

Se introduce en un sobre de protección (sobre de papel bond) los mapas, dibujos, folletos, diapositivas, discos compactos, casettes y demás objetos que encuentre y que hacen parte integral del expediente

1.2. Depurar Se retira el material metálico, como ganchos, clip así como cintas, post-it y cualquier otro tipo de material que pueda generar deterioro de los documentos. Así mismo se retira documentos borradores, versiones preliminares, hojas en blanco y todo tipo de elementos que no hagan parte sustantiva del expediente. En caso de requerir agrupar documentos con un elemento metálico utilizar una pestaña que evite el contacto del papel con dicho elemento.

Ordenación

2.1. Ordenar la documentación, en orden cronológico atendiendo la secuencia lógica de su producción, inicie el expediente con el documento que inicia el trámite y cuya fecha es la más antigua, y continúe ordenando cronológicamente.el documento con la fecha más antigua de producción será el primero que se encuentre al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

2.2. Foliar

Realice la foliación de los documentos, en el orden en que van llegando, numerando los folios con lápiz de mina negra (HB o B) en la parte superior derecha en el sentido del texto del documento (vertical u horizontal según sea el caso).

Realice la foliación en forma legible, sin enmendaduras teniendo cuidado de no omitir o repetir la foliación. La numeración debe ser continua de uno (1) hasta ene (n) independientemente del número de tomos del expediente.

Tomo 1: folios 1 al 200 Tomo 2: folios 201 al 400 Tomo 3: folios 401 al 600

No folie las hojas en blanco, separadores, ni las tapas de los expedientes. En los sobres de manila que contienen mapas, planos, cd ́s etc, escriba el número de folio correspondiente.

En caso de cometer algún error en la foliación no use complementos como alfabéticos (A, B, C) ni divida la nume- ración con puntos o barras (2.1, 2-1). En su lugar ponga una línea oblicua con lápiz sobre el número incorrecto y numere nuevamente.

El objetivo primordial de foliar los expedientes es controlar el ingreso o salida de documentos

2.3. Encarpetar, almacene los documentos ya ordenados en cada expediente utilizando una unidad documental (carpeta), las unidades documentales están compuestas por dos tapas separadas y gancho legajador plástico. Las perforaciones de los folios se deben hacer usando como guía una hoja tamaño oficio, las hojas de tamaño menor, se deben alinear por la parte superior.

NOTA: En cada carpeta archivar máximo 200 folios.

Descripción

Se registra en una hoja de cálculo el nombre de cada archivo (sea hoja suelta, carpeta, az o demás), las fechas extremas que contenga la documentación, sus condiciones, procedencia y contenido. Se debe consignar el nombre con el que ha sido denominado el

expediente o carpeta.el nombre debe reflejar el contenido de la carpeta con el propósito de facilitar la identificación y recuperación.

Siguiendo el ejemplo, tras la clasificación se debe realmacenar la documentación en unas condiciones que permitan su preservación a largo plazo, por lo cual se debe “limpiar” los documentos que facilitó la comunidad pues tienen polvo, humedad y algunos están muy deteriorados. Cuando “limpiamos” la documentación, se define una casa de una integrante de la organización para construir unos estantes y almacenar la información en cajas y sobres especiales.

Pero como la ideas es permitir que la gente de la comunidad se apropie de los archivos recuperados, descritos, clasificados y realmacenados por la organización se organizan diferentes actividades de divulgación: por una lado se invitan a los estudiantes de las escuelas veredales a visitar el archivo en búsqueda de la historia de su vereda, y a organizaciones amigas y a universidades a conocer el archivo, entre otras.

Estos procesos archivistas requieren tanto de cierto nivel de formación como de disposición logística, técnica y financiera de las organizaciones(2); así mismo en cada país existen normas e instituciones específicas para los procesos de archivos de derechos humanos. En cada país hay instituciones y normas que rigen tales procesos sobre todo asociadas a los procesos de postconflicto; en Colombia el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) en tanto su Dirección de Archivo son un referente a los proceso de Archivos de Derechos Humanos. (3)

Existen experiencias significativas en diferentes países de nuestro Abya Yala en razón a los archivos de derechos humanos:

Argentina – https://www.argentina.gob.ar/archivonacionaldelamemoria
Chile – https://ramdh.cl/
Uruguay – http://sdh.gub.uy/
Guatemala – http://www.memoriavirtualguatemala.org/es/categor%C3%ADas-de-biblioteca/archivos
El avanzar sobre nuestros propios proceso de Memoria Histórica y de Archivos de Derechos Humanos nos permitirá aportar a nuestras luchas sociales y políticas desde nuestra perspectiva. Estos procesos se deben plantearse a largo plazo y enfocados en nuestras necesidades y posibilidades, así como tejer redes de solidaridad y aprendizaje con otras organizaciones y procesos.

¡Más vale construir el futuro que padecerlo!

Galeano